Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những quyền lợi quan trọng của người lao động, giúp ổn định cuộc sống, trợ giúp người lao động khi gặp rủi ro trong cuộc sống như ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp,…. Các quy định pháp luật trong trong lĩnh vực BHXH ngày càng trở nên chặt chẽ, đòi hỏi Công ty nói chung và người đại diện theo pháp luật nói riêng cần phải chú trọng hơn nữa trong việc tuân thủ các quy định pháp luật trong lĩnh vực này. Bởi lẽ, việc không tuân thủ đúng và đầy đủ các quy định pháp luật trong lĩnh vực BHXH có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý cho Công ty cũng như người đại diện theo pháp luật.
1. Khái niệm và vai trò của người đại diện theo pháp luật trong lĩnh vực BHXH
Theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020, người đại diện theo pháp luật của Công ty là người đại diện cho Công ty để thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý trong quan hệ với cơ quan nhà nước, tổ chức và cá nhân khác. Trong lĩnh vực BHXH, người đại diện theo pháp luật có trách nhiệm đảm bảo Công ty thực hiện đúng các quy định về việc lập hồ sơ đăng ký cấp sổ bảo hiểm xã hội cho người người lao động, đóng bảo hiểm xã hội và thực hiện các thủ tục khác theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, các văn bản hướng dẫn thi hành.
Trong quá trình điều hành, quản lý Công ty, nếu người đại diện theo pháp luật vi phạm các trách nhiệm của mình thì phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với những thiệt hại đã gây ra cho Công ty.
2. Các rủi ro pháp lý Công ty có thể gặp phải trong lĩnh vực BHXH
a. Bị xử lý vi phạm hành chính
Theo khoản 1, Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người sử dụng lao động có nghĩa vụ lập hồ sơ để người lao động được cấp sổ bảo hiểm xã hội và đăng ký bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày ký hợp đồng lao động. Do đó, nếu Công ty có hành vi vi phạm quy định về đăng ký BHXH thì có thể bị xử phạt hành chính theo điểm a, khoản 4,Điều 41 và khoản 1, Điều 6 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể, Công ty có thể bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 150.000.000 đồng.
Bên cạnh đó, tại khoản 2, Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 cũng quy định về việc người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng BHXH đầy đủ, đúng thời hạn vào quỹ BHXH. Vì vậy, nếu Công ty vi phạm quy định về việc đóng BHXH bắt buộc sẽ bị xử lý theo quy định tại khoản 5, 7, Điều 39 và khoản 1, Điều 6 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể, đối với tường hợp đóng không đúng mức hoặc chậm đóng thì mức phạt tiền là từ 24% đến 30% tổng số tiền BHXH phải đóng (tối đa 150.000.000 đồng), với trường hợp trốn đóng BHXH có mức phạt tiền từ 100.000.000 đồng đến 150.000.000 đồng.
b. Phát sinh tranh chấp lao động với người lao động
Nếu Công ty không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ BHXH thì quyền lợi của người lao động sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Trong trường hợp này, người lao động có quyền khiếu nại Công ty đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và khởi kiện Công ty tại Tòa án có thẩm quyền để yêu cầu các cơ quan có thẩm quyền giải quyết và đảm bảo quyền lợi của mình.
Ngoài ra, cơ quan có thẩm quyền có thể thanh tra, kiểm tra, xử lý Công ty theo quy định của Luật Thanh tra năm 2022.
c. Bị truy cứu trách nhiệm hình sự
Nếu Công ty có những hành vi vi phạm pháp luật về BHXH ở mức độ nghiêm trọng, thì Công ty có thể phải chịu trách nhiệm hình sự theo quy định tại Điều 216, Bộ luật Hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017).
3. Biện pháp phòng ngừa rủi ro pháp lý trong lĩnh vực BHXH
Biện pháp đầu tiên và hữu hiệu nhất đối với Công ty là việc thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật về BHXH. Theo đó, Công ty cần đăng ký, đóng BHXH đầy đủ và đúng thời hạn, thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi về mặt pháp lý liên quan đến lĩnh vực BHXH. Bên cạnh đó, triển khai việc đào tạo và nâng cao nhận thức cho đại diện pháp lý và cán bộ nhân sự cũng là một hoạt động cần thiết. Công ty có thể tổ chức các buổi tập huấn, hội thảo về BHXH nhằm nâng cao nhận thức, hiểu biết về các luật, quy định có liên quan, giảm thiểu nguy cơ vi phạm. Ngoài ra, Công ty cũng có thể thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm tra, giám sát, giúp phát hiện và kịp thời chấn chỉnh các vi phạm.
Để chủ động hơn nữa trong việc phòng ngừa rủi ro pháp lý, Công ty có thể lựa chọn sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp. Hoạt động tư vấn của luật sư và chuyên gia pháp lý sẽ góp phần đảm bảo các hoạt động liên quan đến BHXH của Công ty được tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Rủi ro pháp lý trong lĩnh vực BHXH không chỉ ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động mà còn gây hậu quả nghiêm trọng cho Công ty cũng như người đại diện theo pháp luật. Từ đó có thể thấy tầm quan trọng của việc tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về BHXH được quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, Luật Lao động năm 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Trong bối cảnh hiện nay, Công ty cần có các biện pháp phòng ngừa hiệu quả để giảm thiểu rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi BHXH của người lao động. Điều này không chỉ giúp Công ty tránh được các chế tài pháp lý mà còn xây dựng được lòng tin và củng cố mối quan hệ lao động tốt đẹp.
Tham khảo văn bản pháp luật về Lao động và BHXH tại: https://luatdungviet.com/van-ban-phap-luat/lao-dong/
