Xác lập quyền sở hữu và quyền sử dụng đối với bất động sản là di sản thừa kế là một thủ tục pháp lý phức tạp, chịu sự điều chỉnh của pháp luật dân sự, đất đai, nhà ở, công chứng và các nghĩa vụ tài chính liên quan. Dưới đây là những nội dung pháp lý trọng tâm cần lưu ý liên quan đến việc phân chia di sản thừa kế là bất động sản và thủ tục sang tên quyền sử dụng đất.
1. Quy định về việc công chứng, chứng thực
Luật Công chứng 2024 đã xóa bỏ sự phân tách giữa hai thủ tục “khai nhận di sản thừa kế” và “thỏa thuận phân chia di sản thừa kế”. Theo đó, kể từ ngày 01/07/2025, tất cả các trường hợp thừa kế, bất kể di sản được phân chia cho một hay nhiều người, theo di chúc hay theo pháp luật, đều được áp dụng chung dưới một hình thức văn bản duy nhất là “Văn bản phân chia di sản”.
Việc công chứng Văn bản phân chia di sản được thực hiện chủ yếu tại các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng, Văn phòng công chứng) theo quy định của Luật Công chứng 2024. Trường hợp pháp luật về chứng thực có quy định cho phép thì việc chứng thực được thực hiện tại UBND cấp xã theo đúng phạm vi thẩm quyền.
Đối với di sản là bất động sản, việc thực hiện công chứng phải tuân thủ nguyên tắc giới hạn địa giới hành chính, tức là phải được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản hoặc nơi cư trú cuối cùng của người để lại di sản. Nếu không xác định được nơi cư trú cuối cùng, địa điểm thực hiện sẽ là nơi có toàn bộ hoặc nơi có nhiều di sản bất động sản nhất.
2. Thỏa thuận của những người thừa kế, bảo vệ người yếu thế và thời hiệu thừa kế
2.1. Họp mặt và thỏa thuận của các đồng thừa kế
Theo quy định tại Điều 656 Bộ luật Dân sự 2015, sau khi có thông báo về việc mở thừa kế hoặc di chúc được công bố, những người thừa kế có thể họp mặt để thỏa thuận những việc sau đây:
– Cử người quản lý di sản, người phân chia di sản, xác định quyền, nghĩa vụ của những người này, nếu người để lại di sản không chỉ định trong di chúc.
– Cách thức phân chia di sản.
Mọi thỏa thuận của những người thừa đều bắt buộc phải lập thành văn bản.
2.2. Quy tắc bảo vệ quyền lợi của vợ hoặc chồng còn sống
Nhằm bảo đảm sự ổn định đời sống gia đình và bảo vệ quyền lợi của người vợ hoặc chồng còn sống, Điều 661 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định cơ chế hạn chế phân chia di sản trong một số trường hợp đặc biệt.
Theo đó, nếu việc phân chia di sản thừa kế gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến đời sống của người vợ hoặc chồng còn sống và gia đình (chẳng hạn việc phải bán căn nhà là nơi ở duy nhất của gia đình để chia thừa kế), người còn sống có quyền yêu cầu Tòa án xác định phần di sản mà những người thừa kế được hưởng nhưng chưa cho chia di sản trong một thời hạn nhất định.
Thời hạn hạn chế phân chia di sản lần đầu không quá 03 năm kể từ thời điểm mở thừa kế. Khi hết thời hạn này, nếu chứng minh được việc phân chia di sản vẫn gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến đời sống của mình và gia đình, người vợ hoặc chồng còn sống có thể yêu cầu Tòa án gia hạn một lần, nhưng thời gian gia hạn cũng không quá 03 năm.
2.3. Thời hiệu thừa kế và chế định chiếm hữu theo thời hiệu
Thời điểm mở thừa kế được xác định là thời điểm người có tài sản chết hoặc ngày được Tòa án xác định là đã chết trong quyết định. Kể từ thời điểm này, thời hiệu để người thừa kế yêu cầu chia di sản đối với bất động sản là 30 năm.
Khi hết thời hạn 30 năm mà người thừa kế không có yêu cầu chia di sản thì di sản sẽ thuộc về người thừa kế đang trực tiếp quản lý di sản đó. Nếu không có người thừa kế đang quản lý di sản, bất động sản đó sẽ được giải quyết theo hướng:
– Thuộc quyền sở hữu của người đang chiếm hữu công khai, liên tục, ngay tình theo quy định tại Điều 236 Bộ luật Dân sự 2015 (chế định xác lập quyền sở hữu theo thời hiệu) nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện luật định và không thuộc trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
– Thuộc về Nhà nước nếu không có người chiếm hữu đáp ứng các điều kiện trên.
Lưu ý: Việc sử dụng đất trên thực tế dù kéo dài hàng chục năm cũng không thể thay thế cho thủ tục khai nhận di sản thừa kế. Do đó, người thừa kế không nên kéo dài việc làm thủ tục để tránh những rủi ro tranh chấp hoặc mất quyền sở hữu khi hết thời hiệu luật định.
3. Quy trình chi tiết và thành phần hồ sơ khai nhận di sản bất động sản
3.1. Thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực
Hồ sơ yêu cầu công chứng hoặc chứng thực văn bản phân chia di sản bất động sản bao gồm các loại giấy tờ sau:
– Căn cước công dân/ Căn cước/ Hộ chiếu của toàn bộ những người được hưởng thừa kế còn sống.
– Giấy chứng tử của người để lại di sản (và của những người thừa kế đã chết trước hoặc chết cùng thời điểm – nếu có). Nếu không còn bản chính giấy chứng tử, người thừa kế phải tiến hành xin trích lục hộ tịch.
– Giấy khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn hoặc các quyết định hành chính, phán quyết của Tòa án chứng minh mối quan hệ vợ/chồng, cha/mẹ/con.
– Sổ đỏ, Sổ hồng (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất) bản gốc. Trường hợp đất là tài sản chung của vợ chồng người đã mất, cần có thêm giấy tờ chứng minh nguồn gốc tài sản hoặc đăng ký kết hôn.
– Di chúc hợp pháp (nếu thừa kế theo di chúc) hoặc Văn bản từ chối nhận di sản, Hợp đồng ủy quyền (nếu có). Văn bản ủy quyền của người thừa kế ở nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng.3.2. Trình tự 5 bước công chứng Văn bản phân chia di sản
Quy trình công chứng văn bản phân chia di sản gồm các bước sau:
– Bước 1: Người yêu cầu nộp một bộ hồ sơ đầy đủ đến tổ chức hành nghề công chứng.
– Bước 2: Công chứng viên kiểm tra, thẩm định hồ sơ và cơ sở dữ liệu. Nếu hồ sơ chưa đủ, công chứng viên hướng dẫn bổ sung; nếu không có cơ sở giải quyết, công chứng viên phải giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận.
– Bước 3: Tổ chức hành nghề công chứng gửi thông báo niêm yết việc thụ lý hồ sơ tại trụ sở UBND cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản và nơi có bất động sản trong thời hạn 15 ngày. Sau thời hạn này, nếu không có khiếu nại, tranh chấp, UBND cấp xã ký xác nhận kết quả niêm yết và trả lại cho tổ chức hành nghề công chứng.
– Bước 4: Sau khi đồng ý với toàn bộ nội dung của văn bản phân chia di sản, người thừa kế ký hoặc điểm chỉ vào văn bản dưới sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên (Luật Công chứng 2024 quy định bắt buộc phải chụp ảnh chân dung các bên tham gia tại thời điểm ký để lưu hồ sơ điện tử).
– Bước 5: Công chứng viên đối chiếu bản chính các giấy tờ, ký xác nhận vào Lời chứng và đóng dấu. Người yêu cầu nộp phí công chứng và nhận lại bản chính văn bản phân chia di sản cùng các giấy tờ liên quan.
4. Thủ tục đăng ký biến động đất đai và những điều chỉnh tách thửa đất thừa kế
Sau khi hoàn tất việc lập Văn bản phân chia di sản có công chứng hoặc chứng thực, người thừa kế phải thực hiện bước đăng ký biến động tại cơ quan đăng ký đất đai để hoàn tất việc sang tên.
4.1. Thời hạn đăng ký biến động
Theo quy định tại khoản 3, Điều 133 Luật Đất đai 2024, thời hạn để người sử dụng đất nộp hồ sơ đăng ký biến động là 30 ngày kể từ ngày phát sinh biến động theo quy định của pháp luật, trong trường hợp nhận thừa kế, thời hạn này được tính từ thời điểm phát sinh căn cứ đăng ký biến động theo quy định của Luật Đất đai và các văn bản hướng dẫn thi hành. Nếu vi phạm thời hạn này, người thừa kế có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 16 Nghị định 123/2024/NĐ-CP:
– Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với cá nhân vi phạm.
– Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với tổ chức vi phạm.
4.2. Quy định về việc tách thửa đất thừa kế
Trong trường hợp các đồng thừa kế thỏa thuận chia tách thửa đất nhận thừa kế thành các thửa riêng biệt để đứng tên độc lập, quy trình này phải đáp ứng các điều kiện nghiêm ngặt về diện tích tối thiểu và hạ tầng kỹ thuật theo quy định của Luật Đất đai 2024 và quyết định của UBND cấp tỉnh nơi có đất.
Nếu diện tích đất thừa kế phân chia cho từng người thấp hơn mức tối thiểu, các đồng thừa kế không thể thực hiện thủ tục tách thửa đất mà phải lựa chọn giải pháp cùng đứng tên trên một Giấy chứng nhận (sở hữu chung) hoặc phân chia bằng giá trị tiền mặt tương đương.
5. Thuế, lệ phí và các khoản phí áp dụng từ năm 2026
5.1. Cách tính Thuế thu nhập cá nhân mới
Tại Điều 18 Luật Thuế thu nhập cá nhân (Văn bản hợp nhất số 112/VBHN-VPQH) và Điều 61 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 quy định: Mức thuế suất áp dụng đối với thu nhập từ nhận thừa kế bất động sản là 10%. Thu nhập tính thuế là phần giá trị bất động sản nhận thừa kế vượt trên 20.000.000 đồng theo từng lần phát sinh. Công thức tính thuế như sau:
Thuế TNCN phải nộp = 10% × (Giá trị BĐS nhận thừa kế – 20.000.000 đồng)
Thời điểm xác định thu nhập tính thuế: Đối với bất động sản nhận thừa kế, thời điểm xác định thu nhập tính thuế là thời điểm cá nhân thực hiện đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng bất động sản tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
5.2. Lệ phí trước bạ khi đăng ký biến động
Theo Điều 8 Nghị định số 10/2022/NĐ-CP, mức thu lệ phí trước bạ đối với nhà, đất là 0,5% giá tính lệ phí trước bạ. Trong đó:
– Đối với đất: Giá tính lệ phí trước bạ được xác định bằng diện tích đất nhân với giá 01 m² đất theo Bảng giá đất do UBND cấp tỉnh ban hành tại thời điểm kê khai.
– Đối với nhà: Giá tính lệ phí trước bạ được xác định bằng diện tích nhà chịu lệ phí trước bạ nhân với giá 01 m² nhà do UBND cấp tỉnh ban hành và nhân với tỷ lệ (%) chất lượng còn lại của nhà. Lệ phí trước bạ phải nộp bằng 0,5% giá tính lệ phí trước bạ.
5.3. Các trường hợp được miễn thuế TNCN và lệ phí trước bạ
Theo khoản 4 Điều 4 Luật Thuế thu nhập cá nhân (Văn bản hợp nhất số 112/VBHN-VPQH) và khoản 10 Điều 10 Nghị định số 10/2022/NĐ-CP, thu nhập từ nhận thừa kế là bất động sản và việc đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với bất động sản nhận thừa kế được miễn thuế thu nhập cá nhân và miễn lệ phí trước bạ nếu việc nhận thừa kế diễn ra giữa các đối tượng sau:
– Vợ với chồng;
– Cha đẻ, mẹ đẻ với con đẻ; cha nuôi, mẹ nuôi với con nuôi;
– Cha chồng, mẹ chồng với con dâu; cha vợ, mẹ vợ với con rể;
– Ông nội, bà nội với cháu nội; ông ngoại, bà ngoại với cháu ngoại;
– Anh, chị, em ruột với nhau.
Lưu ý: Mặc dù thuộc diện được miễn, người nhận thừa kế vẫn phải thực hiện kê khai hồ sơ thuế và hồ sơ lệ phí trước bạ, đồng thời nộp các giấy tờ chứng minh quan hệ thuộc diện miễn để cơ quan có thẩm quyền xem xét và xác định việc miễn theo quy định của pháp luật. Đây là cách diễn đạt chuẩn xác và phù hợp với hệ thống pháp luật hiện hành.
5.3. Phí công chứng và các khoản chi phí hành chính khác
Khi thực hiện thủ tục, người thừa kế còn cần chuẩn bị ngân sách cho các khoản chi phí thực tế như: Phí công chứng Văn bản phân chia di sản; Phí thẩm định hồ sơ đất đai (nếu có); Lệ phí cấp Giấy chứng nhận.
Việc thực hiện thủ tục phân chia di sản thừa kế là bất động sản không chỉ nhằm xác lập quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp đối với tài sản mà còn góp phần phòng ngừa tranh chấp và bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của các đồng thừa kế. Do hệ thống pháp luật về dân sự, công chứng, đất đai và nghĩa vụ tài chính có mối liên hệ chặt chẽ và thường xuyên được cập nhật, người thừa kế cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tuân thủ đúng trình tự, thủ tục, thời hạn cũng như thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, lệ phí theo quy định.
